Пространство для работы
Рабочая папка отвечает на конкретный вопрос: к какому проекту относятся материалы и что с ними нужно сделать. Разделение по смыслу полезнее десятков вложенных папок с похожими названиями.
Три слоя структуры
- Проект: общий результат — запуск коллекции, комплект для подрядчика или закрытие месяца.
- Материалы: брифы, исходники, тексты и реестр. У каждого файла своё назначение.
- Этап: в работе, на проверке, согласовано. Он описывает готовность, а не местоположение файла.
Версия — часть документа
Название «финал_новый_2» перекладывает решение на получателя. Используйте последовательный номер версии и кратко записывайте значимое изменение. Номер меняется вместе с содержанием, статус — после проверки.
Согласование относится к конкретной версии. Если текст, изображение или спецификация изменились, верните материал на проверку. Старое решение не должно автоматически распространяться на новые правки.
Один общий язык согласования
| Этап | Что происходит | Условие перехода |
|---|---|---|
| В работе | Автор готовит содержимое | Комплект собран и проверен автором |
| На проверке | Проверяющий собирает замечания | Обязательные замечания закрыты |
| Согласовано | Версия готова к передаче | Любое изменение запускает новую проверку |
В примере можно переключить этапы самостоятельно. Это знакомство с процессом: роли участников и реальные решения о доступе здесь не создаются.
Комплект, который можно принять
Передача включает не только сами файлы. Добавьте реестр, краткое описание результата, список незавершённых вопросов и инструкцию, с чего начать. Получатель должен уметь проверить комплектность без созвона.
Начните с реестра
CSV-пример содержит названия документов, версии и этапы. Его можно открыть в табличном редакторе и адаптировать для своей команды.
Скачать реестр CSV ↓